وظيفة في قسم اللوجستيات وواجبات الإدارة

 

اخر موعد للتقديم :

2025-03-27

عن الشركة

جمعية مركز المشاريع الصغيرة (SEC) هي منظمة فلسطينية غير ربحية بدأت عام 2002 كمشروع في إطار مشروع تطوير القطاع الخاص GIZ. في عام 2008، وسجلت رسميا كمنظمة مستقلة غير ربحية يحكمها القانون الفلسطيني للجمعيات الخيرية والهيئات المجتمعية رقم 1 لعام 2000. بدأت لجنة الأوراق المالية والبورصة بمكتب في رام الله ونمت لتصبح منظمة وطنية رائدة تخدم المؤسسات الفلسطينية الصغرى والصغيرة والمتوسطة والمشاريع الاجتماعية (بما في ذلك التعاونيات).

وصف الوظيفة

اللوجستيات وواجبات الإدارة:

• المساعدة في اللوجستيات المتعلقة بتنظيم الاجتماعات والمؤتمرات
• تلقي المكالمات ومرحبا بالضيف.
• المحافظة على حالة المكتب وترتيب الإصلاحات اللازمة
• قيادة عملية الشراء مع الموظفين في جميع المراحل.
• الحفاظ على ملفات المشتريات - إعداد قوائم البائعين السنوية.
• مسؤول عن شراء المواد والقطع واللوازم والمعدات في الوقت المناسب وبطريقة فعالة من حيث التكلفة.
• وضع عقود خدمة للموردين والاستشاريين.
• قم بتطوير طلبات الشراء ومراجعتها وضمان التفويض حسب الاقتضاء لتسهيل عملية الشراء في الوقت المناسب.
• ساعد في مراجعة ومعالجة مدفوعات المصروفات النثرية والتأكد من إرفاق جميع الوثائق الداعمة.
• اتصل بالموردين ووزع شيكاتهم.
• تنسيق استخدام سيارة المشروع لضمان تغطية وتنفيذ جميع الرحلات بكفاءة.
• وضع ترتيبات الفنادق والسفر للموظفين والاستشاريين
• إعداد الحروف والمراسلات وغيرها من الأشكال
• المساعدة في عملية التوظيف؛ بما في ذلك جدولة المقابلات وإنشاء المراسلات ذات الصلة
• أرشفة وصيانت وتحديث الملفات وقواعد البيانات والسجلات و/أو الوثائق الأخرى اللينة والثابتة
• مسؤول عن خادم البريد الإلكتروني والخادم المحلي
• مساعدة المشرف في أي مشاكل أخرى حسب التكليف.

المسؤوليات المالية

• الحصول على الوثائق الداعمة المتعلقة بعمليات المشاريع المختلفة أو البرنامج؛
• المساعدة في إعداد ومعالجة المعاملات المالية مثل طلبات الدفع وقسائم الاستلام والشيكات وغيرها من الخطابات الرسمية.
• أبلغ المختص المالي بجميع المراسلات والمسائل المالية غير الروتينية.
• دعم الميزنة وإجراءات مسك الدفاتر.
• دعم الشركاء في الإدارة المالية ومتابعة المشاريع؛
• ملحوظة: يجب أن تمتثل جميع الأموال لمشروع محدد لجميع متطلبات المانحين؛ وقد يشمل ذلك قواعد شراء محددة والإبلاغ عن النفقات.

مسؤوليات الموارد البشرية:

• مراقبة ومراقبة الحضور اليومي للموظفين، وصحائف الوقت الشهرية، والإجازات السنوية، والإجازات المرضية.
• تجميع وتحديث سجلات الموظفين (نسخ مطبوعة ولينة).
• تحديث وصيانة قوائم الاتصال الداخلية للموظفين
• المساعدة في عملية الإنهاء.
• الإشراف على مهام مساعد المكتب والعمل اليومي.

 

بيانات الوظيفة

 المنطقة : رام الله والبيرة

 العنوان :

 الدوام : كامل

 الدرجة العلمية : بكالوريوس

 المستوى المطلوب : غير محدد

 الخبرة : +2 years

البريد

info@sec-pal.org